Algemene voorwaarden Scept

Scept is een online dienst met bedrijfssoftware. Door allerlei modules te bundelen zorgen wij voor overzicht en samenhang. Scept verbetert bedrijfsprocessen en zorgt voor duidelijke inzichten. Natuurlijk wil je graag weten waar je aan toe bent; daarom hebben wij korte en duidelijke voorwaarden.

A. Definities

Als je in deze voorwaarden ‘jij’, ‘je’ of ‘jou(w)’ leest, bedoelen we jou als gebruiker van het online bedrijfssoftwarepakket en/of als bezoeker van onze website.

Lees je ‘wij’, ‘we’, ‘ons’, of ‘onze’, dan bedoelen we Scept, gevestigd aan de Taurusstraat 18, 3204 CS, te Spijkenisse. Scept is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71345736.

B. Geldigheid

Deze voorwaarden gelden als je gebruikmaakt van het online bedrijfssoftwarepakket van Scept of als je onze website bezoekt.

Onze overeenkomst komt tot stand door het aanmaken van een gebruikersaccount. We vragen je bij het aanmaken of installeren dan ook om akkoord te gaan met deze voorwaarden. Verder werken we altijd op basis van deze algemene voorwaarden. Hier wijken we alleen van af als we dit expliciet schriftelijk of per e-mail zijn overeengekomen.

C. Aanmaken van een account

Bij het aanmaken van je gebruikersaccount vragen we een aantal gegevens van je. Zorg dat deze gegevens altijd correct en volledig zijn. Wijzigen er gegevens? Pas deze dan zo spoedig mogelijk aan in je gebruikersaccount en/of in de instellingen van je organisatie.

D. Prijzen

De kosten voor een bedrijfssoftware pakket hangen van verschillende factoren af. Voor sommige modules kan het zijn dat wij een vaste prijs per maand rekenen, en voor andere modules rekenen wij een prijs per gebruiker per maand.

Op dit moment bieden we een proefperiode aan waarin gebruikt gemaakt kan worden van een tegoed van €15. Dit kan in de toekomst veranderen. Op onze website lees je welke functionaliteiten we aanbieden per module en welke prijs je daarvoor betaalt.

E. Betaling

Op het moment dat je een betaald pakket wilt afnemen, moet je geldige betaalgegevens opgeven. We vragen je een betaling te voldoen van €1,00. Hiermee geef je toestemming voor het incasseren van het maandbedrag per SEPA-incasso. Je kunt altijd een factuur terugvinden in de instellingen van je organisatie voor het bedrag dat we incasseren.

De verplichting om te betalen geldt vanaf het moment dat je het pakket afneemt. Heb je al een betaald pakket en ga je een uitgebreider pakket met meer modules afnemen? Dan betaal je in de huidige abonnementsmaand de hogere kosten alleen voor het resterende deel van de abonnementsmaand.

1. Te laat betalen

Je moet ervoor zorgen dat je betaalgegevens altijd volledig en accuraat zijn en dat je voldoende saldo op je rekening hebt om je facturen te betalen. Heb je te weinig saldo en kunnen we een factuurbedrag daardoor niet incasseren? Dan proberen we het bedrag nog een keer te incasseren. Is het dan nog niet gelukt? Zorg dan dat je het bedrag binnen de betaaltermijn alsnog betaalt en vermeld daarbij het referentienummer. Hiervoor kun je gebruikmaken van een overboeking.

Betaal je te laat, dan kunnen we wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. Ook kunnen we je tijdelijk de toegang tot Scept ontzeggen, totdat je de openstaande facturen hebt betaald. Daarnaast hebben we het recht om de overeenkomst te ontbinden en je account te verwijderen, zonder dat we je daarvoor eerst een bericht (ingebrekestelling) hoeven te sturen. We zijn in dat geval niet aansprakelijk voor eventuele schade die je lijdt doordat je geen toegang meer hebt tot de bedrijfssoftware, of doordat de inhoud verwijderd is.

F. Opzegtermijn

Opzeggen kan op ieder moment, zonder opzegtermijn. Dit kan je doen in het beheergedeelte van je organisatie instellingen. Een andere manier van opzeggen wordt niet geaccepteerd of verwerkt. Zeg je midden in de maand op? Dan betaal je nog voor de volledige maand. Je krijgt geen geld terug voor het deel van de maand waarin je het pakket niet gebruikt.

1. Waar moet je aan denken als je wilt stoppen?

Als je wilt stoppen met een betaald pakket van Scept, dan kan dit op twee manieren: opzeggen of omzetten. Als je opzegt, wordt onze overeenkomst per direct beëindigd. Ook wordt je pakket direct stopgezet en heb je geen toegang meer tot je bedrijfssoftware. Daarnaast wordt de inhoud van je administratie verwijderd. Daarom raden we je aan om, voordat je opzegt, je gegevens uit Scept te exporteren en deze op een andere plek op te slaan.

Als je jouw pakket omzet naar een goedkoper pakket, dan wordt dit direct omgezet. Je verliest dan wel toegang tot de gegevens van modules waar je mee stopt. Als je er vervolgens weer voor kies om deze module te gebruiken zijn de gegevens weer beschikbaar.

G. Wijzigingen in prijzen

Het kan zijn dat we de pakketten in de toekomst wijzigen of dat we extra functionaliteiten aanbieden waarvoor een andere prijs geldt. Als we de prijzen wijzigen, melden we je dit altijd zes weken van tevoren. Ben je het niet met de wijziging eens, dan kan je onze overeenkomst opzeggen. Blijf je na die zes weken van Scept gebruikmaken, dan geef je daarmee aan dat je akkoord bent met de wijziging.

We kunnen elk jaar de prijzen aanpassen op basis van de inflatiecorrectie. Ook dit zullen we zes weken van tevoren aan je melden. Ook in dat geval mag je de overeenkomst opzeggen.

H. Onze diensten

Wij willen graag dat je Scept met veel plezier gebruikt. Wij doen daarom ons best om Scept altijd goed te laten werken en constant te verbeteren.

We kunnen echter niet garanderen dat Scept altijd en volledig beschikbaar is en zonder storingen werkt. Ook kunnen we niet garanderen dat Scept op elk besturingssysteem, elke browser, tablet of elk (mobiel) apparaat te gebruiken is.

Daarnaast kunnen we Scept soms tijdelijk buiten gebruik stellen om onderhoud te plegen, aanpassingen te doen of de werking te verbeteren. Dit proberen we ’s nachts of in het weekend te doen, zodat je er zo min mogelijk last van hebt.

We zijn vrij om onderdelen van Scept aan te passen, uit te breiden, te schrappen of te wijzigen. Dit kan betekenen dat bepaalde functionaliteiten op een bepaald moment niet meer beschikbaar zijn, of dat Scept niet meer werkt op bepaalde besturingssystemen of (mobiele) apparaten.

We doen er alles aan om ervoor te zorgen dat Scept actueel, accuraat en foutloos is, maar we kunnen hier niet honderd procent voor instaan. Zo kan het gebeuren dat berekeningen, overzichten of rapportages die jij in Scept maakt, fouten bevatten. Dit kan het gevolg zijn van een systeemfout in Scept, maar ook van verkeerde informatie of gegevens die jij zelf hebt ingevoerd. Daarom raden we je aan om berekeningen, rapportages en overzichten altijd te (laten) controleren.

Verder vind je op de website van Scept blogs met tips, overzichten, kennisbankartikelen en voorbeeldberekeningen. Ook kan het zijn dat je via support tips krijgt. Deze zijn bedoeld om je te inspireren, maar hebben niet dezelfde waarde als een advies van een expert. Je kunt hier daarom geen rechten aan ontlenen.

Maak je gebruik van de API? Dan hebben we alleen invloed op de werking van de API zelf. We hebben geen invloed op de programmatuur die jij gebruikt of op de programmatuur waarmee de API communiceert. Treedt er een storing op in die programmatuur of dat systeem, dan zijn we daar niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor.

1. Geschillen

Als we een geschil hebben, doen we ons best om samen met jou tot een oplossing te komen. Laat het daarom zo snel mogelijk weten als je ergens niet tevreden over bent. Lukt het niet om samen een oplossing te vinden, dan leggen we ons geschil voor aan een bevoegde rechter. Voor onze overeenkomst geldt het Nederlandse recht.

2. Overmacht

Is er sprake van overmacht, waardoor wij onze diensten niet kunnen leveren? Dan zijn wij niet verplicht om Scept aan te bieden of andere verplichtingen uit deze overeenkomst uit te voeren. Hieronder verstaan we ook overmacht die is ontstaan:

– doordat een van onze leveranciers zijn verplichtingen niet is nagekomen; of
– doordat er storingen waren in de stroom- en/of internetvoorzieningen bij ons, onze leveranciers of anderen.

Als de overmachtsituatie langer dan zestig dagen duurt, kan je de overeenkomst opzeggen door je account te beëindigen. We zijn dan niet verplicht om je een vergoeding te betalen.

I. Regels

Scept is er voor bedrijven en organisaties, maar ook voor werknemers van deze organisaties. In deze voorwaarden maken we onderscheidt tussen de verantwoordelijkheden die horen bij het type account dat je beheert. Enkele voorwaarden zijn van toepassing op beide typen gebruikersaccounts.

Je mag binnen Scept geen handelingen verrichten die in strijd zijn met deze voorwaarden, met wettelijke bepalingen, met de openbare orde of met de geldende normen en waarden (‘goede zeden’). Dat betekent onder andere dat je:

– Scept niet mag gebruiken voor illegale activiteiten;
– op het platform geen illegale of onrechtmatige materialen mag opslaan;
– via Scept geen spam mag versturen;
– Scept niet mag hacken;
– geen websites mag publiceren die zich voordoen als Scept
– geen wormen, virussen of andere vormen van destructieve code op Scept mag plaatsen of via Scept mag verspreiden.

Ook mag je geen inbreuk maken op de intellectuele-eigendomsrechten van ons of van anderen. Dat betekent bijvoorbeeld dat je informatie, afbeeldingen of andere materialen op onze website niet zonder toestemming mag publiceren op een andere website. Ook mag je (delen van) Scept niet nabouwen.

1. Voor organisaties (in het beheer van werkgevers)

Je mag de bedrijfssoftware voor meerdere organisaties gebruiken. Deze dienen wel geregistreerd te worden als losstaande organisaties. Wil je meer weten over hoe dat moet? Lees dan het dit artikel.

Als je werknemers met een leeftijd onder de zestien jaar een uitnodiging verstuurd voor je organisatie dien je schriftelijke toestemming te hebben van een ouder- of begeleider van deze gebruiker.

2. Voor persoonlijke accounts (werknemers)

Je mag als robot geen gebruikersaccount aanmaken. Ook moet je ouder zijn dan zestien jaar om zonder toestemming van een ouder of begeleider gebruik te kunnen maken van Scept. Ben je jonger dan zestien jaar, zorg dan dat de organisatie waar je je voor aanmeldt schriftelijke toestemming heeft van je ouder of begeleider.

Je bent verantwoordelijk voor het gebruik van Scept en voor de handelingen die onder jouw persoonlijke gebruikersaccount op Scept worden verricht. Dit betekent dat je ook verantwoordelijk bent voor misbruik door jouw account. Is dit misbruik veroorzaakt doordat iemand anders jouw wachtwoord heeft gebruikt of doordat je jouw account aan anderen hebt gegeven. Dan aanvaarden we daar geen aansprakelijkheid voor.

Om dit misbruik te voorkomen adviseren we je om een uniek en sterk wachtwoord te kiezen en dit regelmatig te wijzigen. Ook adviseren we je om dit wachtwoord strikt persoonlijk en vertrouwelijk te houden en dus niet met anderen te delen.

J. In strijd met de voorwaarden

Als je iets doet wat in strijd is met deze voorwaarden, ben je zelf aansprakelijk voor eventuele schade die hierdoor ontstaat. Spreekt een ander ons op schade aan en is die schade ontstaan doordat jij deze voorwaarden hebt overtreden? Dan vrijwaar je ons voor die schade. Ook kunnen we je dan tijdelijk – met of zonder waarschuwing – de toegang tot Scept ontzeggen of je account geheel verwijderen. Dit kunnen we ook doen op verzoek van een instantie. Daarnaast kunnen we een andere instantie toegang geven tot jouw gebruikersaccount als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Na afsluiting van je account heb je geen toegang meer tot je bedrijfssoftware. Ben je hierdoor informatie kwijt, dan zijn we nooit aansprakelijk voor eventuele schade die je daardoor lijdt.

K. Aansprakelijkheid

Als je ons aansprakelijk wilt stellen voor schade, dan stuur je ons eerst een schriftelijk bericht (ingebrekestelling). Hierin schrijf je waarvoor je ons aansprakelijk wilt stellen en welke redenen je daarvoor hebt. Ook geef je ons een redelijke termijn om te reageren of een oplossing te zoeken. De oplossing kan bestaan uit het beperken of herstellen van de eventuele schade.

Wij zijn niet aansprakelijk voor:

– indirecte schade die je door het gebruik van Scept hebt geleden, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill of schade door bedrijfsstagnatie;
– schade die het gevolg is van fouten in ons systeem, als je die schade had kunnen voorkomen door informatie, rapportages of invoer te controleren of door advies in te winnen bij een expert;
– schade die je lijdt doordat je geen externe kopie van je bedrijfssoftware hebt gemaakt. Je bent namelijk zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je gegevens binnen de wettelijke bewaartermijn. Daarom raden we je altijd aan om ook buiten Scept een kopie van je gegevens te bewaren.

Onze aansprakelijkheid voor schade is beperkt tot de directe schade en tot het bedrag dat je ons verschuldigd bent voor het gebruik van Scept in het jaar van de gebeurtenis die tot de schade heeft geleid. Als we voor die schade verzekerd zijn, beperkt onze aansprakelijkheid zich tot het bedrag dat onze verzekeraar uitkeert. De beperking van de aansprakelijkheid geldt niet als we deze schade hebben veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid.

L. Eigendom

De gegevens die je invoert in Scept, zijn altijd van jou. We zullen dus nooit het eigendom claimen van gegevens die je zelf hebt ingevoerd.

M. Privacy

1. Privacy van klanten

In Scept kan je persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld van jouw klanten of leveranciers, vastleggen. Denk aan e-mailadressen of informatie op facturen. Daarom moeten wij beiden voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dat kader leggen we het volgende vast:

Juridisch gezien word jij aangemerkt als verantwoordelijke voor de verwerking van de genoemde persoonsgegevens. Wij zelf worden aangemerkt als de verwerker. Behalve als we dit anders zijn overeengekomen, beschouwen we deze bepaling in de algemene voorwaarden als de verwerkersovereenkomst die we op grond van de AVG moeten afsluiten. Op basis van die overeenkomst zullen wij de persoonsgegevens die jij invoert, alleen verwerken als jij ons daartoe de opdracht geeft. Door met deze algemene voorwaarden akkoord te gaan, verstrek je ons deze opdracht.

Jij bent zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van de persoonsgegevens in Scept. Daarbij moet je voldoen aan de wettelijke eisen die hiervoor gelden. Voldoe je niet aan die eisen en worden wij door anderen aansprakelijk gesteld voor schade die hierdoor ontstaan is? Dan stel je ons schadeloos en vrijwaar je ons voor die aansprakelijkheid.

Om de genoemde persoonsgegevens te beschermen, hebben wij de organisatorische en technische maatregelen genomen die binnen onze mogelijkheden liggen. Zo bieden we je bijvoorbeeld een beveiligde SSL-verbinding aan. Meer informatie over hoe we jouw persoonsgegevens beschermen lees je in het privacybeleid.

Wij zorgen er beiden voor dat alle personen die toegang hebben tot de genoemde persoonsgegevens, deze niet met anderen zullen delen en geheimhouden. Dit doen ze alleen als zij daar vanwege een wettelijk voorschrift toe verplicht zijn.

2. Jouw eigen privacy

We nemen je privacy serieus en doen er alles aan om aan de privacywet (AVG) te voldoen. Ook nemen we maatregelen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Als je wilt weten wat we met je gegevens doen, welke beveiligingsmaatregelen we hebben genomen en welke rechten je hebt rond je privacy, lees dan de privacyverklaring op onze website.

N. Wijziging van deze voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden af en toe wijzigen. We laten je dit altijd ruim van tevoren per e-mail of via onze website weten. Ben je het niet met de wijziging eens, dan kan je onze overeenkomst opzeggen. Blijf je na de aankondiging gebruikmaken van Scept, dan gaan we ervan uit dat je akkoord bent met de wijziging en gelden de gewijzigde voorwaarden.

O. Vragen

Heb je nog vragen? Stel ze gerust via support@scept.nl. We doen ons best om binnen een werkdag antwoord te geven.

Versie: 1, november 2019